NUTRISTAR WHISTLEBLOWING POLICY

Data 01/12/2023

1. PREMESSA
1.1.1 Il 30 marzo 2023 è entrato in vigore il Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 (nel proseguo anche solo “Decreto”) di “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n.63 del 15 marzo 2023) che aggiorna, a livello nazionale, la disciplina in materia di “whistleblowing”.
1.1.2 Il Decreto mira a rafforzare la tutela del segnalante, persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo, incentivando dunque la collaborazione dei lavoratori per favorire l’emersione delle violazioni, intese come comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, attraverso la comunicazione di informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’organizzazione con cui la persona segnalante o colui che sporge denuncia all’autorità giudiziaria o contabile intrattiene un rapporto giuridico (ndr: nell’ambito del proprio contesto lavorativo), nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.
1.1.3 Infatti, il Decreto disciplina:
a) l‘ambito di applicazione soggettivo (art. 3), distinguendo tra soggetti del settore pubblico e soggetti del settore privato, elencando le tipologie di segnalanti e specificando che il contesto lavorativo cui il Decreto fa riferimento è da intendersi esteso a quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato (se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali), durante il periodo di prova e successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico (se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso);
b) i diversi canali di segnalazione: interni (art. 4), esterni (art. 7) e le divulgazioni pubbliche (art. 15), dettagliando le condizioni per l’attivazione dei differenti canali ed il funzionamento di ciascuno;
c) le modalità di trattamento dei dati personali (art. 13), ivi incluso nelle comunicazioni tra le autorità competenti, e la conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni (art. 14);
d) le misure di protezione (art. 16) da applicarsi ogni qual volta la persona segnalante abbia fondato motivo di ritenere, al momento della segnalazione/denuncia/divulgazione pubblica, che le informazioni sulle violazioni siano vere e rientrino nell’ambito del Decreto. È inoltre specificato che sono irrilevanti ai fini della protezione i motivi che hanno indotto la persona a segnalare o denunciare o divulgare pubblicamente;
e) il divieto di ritorsione, vale a dire il divieto di qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia o abbia provveduto alla divulgazione pubblica, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto. Il divieto è disciplinato in uno specifico articolo del Decreto (art. 17) in cui sono altresì dettagliati, a titolo esemplificativo e non esaustivo, alcune fattispecie che costituiscono ritorsioni;
f) l’istituzione presso l’Autorità Nazionale Anticorruzione (di seguito anche solo “ANAC”) dell’elenco degli enti del Terzo settore che forniscono misure di sostegno alle persone segnalanti (art. 18) e la possibilità di comunicare ad ANAC le ritorsioni che il segnalante ritiene di aver subito (art. 19);
g) l’introduzione di sanzioni (applicabili da ANAC ovvero dai soggetti definiti nei Modelli 231 per le società minori) nei confronti di chi: o commetta ritorsioni, ostacoli o tenti di ostacolare una segnalazione o violi l’obbligo di riservatezza; o non istituisca canali di segnalazione, non adotti procedure per l’effettuazione e gestione delle segnalazioni interne ovvero abbia adottato procedure non conformi alle previsioni del Decreto ovvero non abbia svolto la verifica e analisi delle segnalazioni ricevute; o abbia effettuato una segnalazione che si è rivelata infondata e con riferimento alla quale sia stata accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia;
h) la nullità del licenziamento ritorsivo o discriminatorio, nonché del mutamento di mansioni ai sensi dell’articolo 2103 del codice civile, nonché qualsiasi altra misura ritorsiva o discriminatoria adottata nei confronti del segnalante;
i) l’onere a carico del datore di lavoro, in caso di controversie legate all’irrogazione di sanzioni disciplinari, o a demansionamenti, licenziamenti, trasferimenti, o sottoposizione del segnalante ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, successivi alla presentazione della segnalazione, di dimostrare che tali misure sono fondate su ragioni estranee alla segnalazione stessa.
1.1.4 Nutristar S.p.A. (di seguito anche solo la “Società”) ha messo a disposizione dei segnalanti un portale per effettuare le segnalazioni – “Portale Whistleblowing” o “Portale” – idoneo a garantire nella ricezione e gestione della segnalazione scritta e/o orale, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e/o comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

2. DECORRENZA
2.1.1 La presente Policy Whistleblowing (di seguito la “Policy”) si applica alla Società, munita di Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001 (di seguito anche solo il “Modello 231”) a partire dal 17 dicembre 2023 in concomitanza con l’entrata in vigore del D.Lgs 24/2023 per la Società.

3. SCOPO DELLA POLICY E DESTINATARI
3.1.1 La presente Policy si propone di disciplinare il processo di ricezione, analisi e trattamento delle segnalazioni, da chiunque inviate o trasmesse, anche in forma anonima.
3.1.2 I “Destinatari” della presente procedura sono:
a) gli azionisti, i vertici aziendali ed i componenti degli organi sociali della Società;
b) i dipendenti della Società;
c) i partner, i clienti, i fornitori, i consulenti, i collaboratori, i soci e, più in generale, chiunque sia in relazione d’interessi con la Società (di seguito anche solo i “Terzi”), indipendentemente dal momento – presente, passato o futuro – in cui si colloca il contesto lavorativo interessato.
3.1.3 I Destinatari, a conoscenza di fatti potenzialmente oggetto di segnalazione, sono invitati ad effettuare le segnalazioni con tempestività mediante le modalità di seguito descritte astenendosi dall’intraprendere iniziative autonome di analisi e/o approfondimento.

4. LA SEGNALAZIONE/WHISTLEBLOWING
4.1.1 Per “whistleblowing” si intende qualsiasi segnalazione di violazioni di disposizioni normative nazionali (ivi incluse le condotte illecite rilevanti ex D.Lgs. 231/2001 e le violazioni del Modello 231 e, pertanto, del Codice Etico e/o delle procedure del sistema normativo interno della Società) o dell’Unione europea, presentata a tutela dell’interesse pubblico nonché dell’integrità della Società, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.
4.1.2 Per la Società, possono esser oggetto di segnalazione le violazioni di cui all’art. 2 comma 1 lett. a del Decreto. Nello specifico:
a) illeciti amministrativi, contabili, civili e penali non rientranti nei punti successivi da c) a f);
b) condotte illecite rilevanti ex D.Lgs. 231/2001 o violazioni del Modello 231 (e del Codice Etico) e/o delle procedure del sistema normativo interno della Società, che non rientrino nei punti successivi da c) a f);
c) illeciti rientranti nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali indicati nell’allegato al Decreto ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell’allegato al Decreto, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
d) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione (es. frodi);
e) atti od omissioni riguardanti il mercato interno (compresa: concorrenza, aiuti di Stato e violazioni fiscali);
f) altri atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei punti c), d) ed e).
4.1.3 Le segnalazioni devono essere effettuate ogni qual volta vi sia fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni siano vere.
4.1.4 Al fine di agevolare le verifiche e analisi successive è utile siano indicate in modo chiaro: o la descrizione del fatto; o le circostanze, di tempo e di luogo, in cui si è verificata la violazione segnalata; o le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui sono attribuiti i fatti segnalati.
Il segnalante, ove ne abbia disponibilità, può allegare documenti (testi, immagini, audio, video…) che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché indicare i nominativi di altri soggetti che potrebbero contribuire agli approfondimenti.
4.1.5 Non sono meritevoli di tutela le segnalazioni fondate contenenti informazioni che il segnalante sa essere false.
4.1.6 Le segnalazioni devono essere fatte con spirito di responsabilità, avere carattere di interesse per il bene comune e rientrare nelle tipologie di non conformità.

5. PORTALE WHISTLEBLOWING
5.1.1 Il Portale Whistleblowing della Società, la cui istituzione è stata condivisa con le rappresentanze sindacali, è raggiungibile al seguente indirizzo web: https://nutristar.trusty.report .
5.1.2 L’accesso al Portale è soggetto alla politica “no-log” al fine di impedire l’identificazione del segnalante che intenda rimanere anonimo: ciò significa che i sistemi informatici aziendali non sono in grado di identificare il punto di accesso al Portale (indirizzo IP) anche nel caso in cui l’accesso venisse effettuato da un computer connesso alla rete aziendale.
5.1.3 Le segnalazioni, scritte o vocali, trasmesse mediante il Portale sono ricevute dall’Organismo di Vigilanza (di seguito anche solo “OdV”), in persona del Presidente o di un suo componente “a latere”, che, entro 7 giorni dalla data di ricezione della segnalazione, provvede a rilasciare al segnalante l’avviso di ricevimento della segnalazione indicando se la stessa è ritenuta: non pertinente al sistema “whistleblowing” (es. reclami clienti, segnalazioni di fatti avvenuti in altri contesti lavorativi in cui la Società non opera); o con profili di interesse (e conseguentemente viene attivato l’iter di gestione della segnalazione).
5.1.4 Attraverso il Portale è altresì possibile richiedere un incontro diretto con la struttura cui è attribuita la gestione delle segnalazioni. In questo caso, il Presidente OdV nel fornire l’avviso di ricevimento propone al segnalante almeno 3 possibili appuntamenti.
5.1.5 La Struttura Competente per la gestione delle segnalazioni è lo stesso OdV.
5.1.6 Qualora si ravvisassero situazioni di conflitto di interesse nella gestione della segnalazione in capo all’OdV (i.e. per segnalazione che interessa uno dei membri che ne fanno parte), questo è sostituito con un componente dell’Alta Direzione, come tale individuato nell’Organigramma ufficiale Nutristar.

6. GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE
6.1.1 Le segnalazioni di cui al precedente §4.1.5 sono quindi soggette al seguente iter istruttorio:
a) L’OdV rilascia al segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione nei termini di cui al precedente §5.1.3;
b) L’OdV mantiene le interlocuzioni con il segnalante e può richiedere a quest’ultimo, se necessario, integrazioni;
c) L’OdV e le strutture competenti per la gestione delle segnalazioni danno diligente seguito alle segnalazioni ricevute come disciplinato nei successivi §6.1.3 e §6.1.4;d) L’OdV, completata l’istruttoria, coinvolgendo le strutture eventualmente competenti, fornisce riscontro alla segnalazione entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione.
6.1.2 La Società mette a disposizione, sulla intranet aziendale e/o in una sezione dedicata del sito internet, informazioni chiare con riferimento al Portale ed alle procedure di utilizzo, ivi inclusi i presupposti per effettuare le segnalazioni interne ed esterne.
6.1.3 Le segnalazioni saranno oggetto di analisi preliminare svolta dalla Funzione competente, ove necessario con il supporto delle Funzioni o Direzioni aziendali e/o di professionisti esterni, al fine di verificare la presenza di dati ed informazioni utili a valutare la fondatezza della segnalazione.
Attraverso il Portale:
• ulteriori informazioni e/o documentazione possono esser richieste al segnalante;
• il segnalante può comunicare aggiornamenti/evoluzioni della segnalazione.
6.1.4 L’OdV comunica al segnalante l’esito dell’analisi preliminare qualora emerga l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o l’infondatezza dei fatti richiamati informandolo che la segnalazione sarà archiviata con le relative motivazioni. Laddove, a seguito delle analisi preliminari emergano o siano comunque desumibili elementi utili e sufficienti per valutare fondata la segnalazione, L’OdV, eventualmente coinvolte le Funzioni competenti e/o esperti o periti esterni, avvia la successiva fase degli approfondimenti specifici. In particolare, l’OdV provvede a:
a) avviare le analisi specifiche avvalendosi, se ritenuto opportune e secondo le indicazioni della struttura competente, delle Funzioni o Direzione della Società;
b) concordare con il management responsabile della Funzione interessata dalla segnalazione, l’eventuale “action plan” necessario per la rimozione delle debolezze di controllo rilevate;
c) concordare con le Direzioni e Funzioni interessate, eventualmente acquisendo pareri da esperti e consulenti, eventuali iniziative da intraprendere a tutela degli interessi della Società (ad es. azioni giudiziarie);
d) nel caso di segnalazioni in relazione alle quali siano accertate la malafede del segnalante e/o l’intento meramente diffamatorio (eventualmente confermati anche dalla infondatezza della stessa segnalazione) segnalare l’accaduto alla Funzione competente per valutare l’avvio di un procedimento disciplinare nei confronti del segnalante;
e) alla conclusione dell’approfondimento svolto, sottoporre i risultati alla valutazione delle Funzioni interessate affinché vengano intrapresi i più opportuni provvedimenti, ove necessario coinvolgendo il Collegio Sindacale della Società sui temi di competenza;
f) concludere l’istruttoria in qualunque momento se, nel corso dell’istruttoria medesima, sia accertata l’infondatezza della segnalazione.
6.1.5 Le attività sopra descritte non sono necessariamente svolte in maniera sequenziale.
6.1.6 L’OdV, eventualmente sentito il Collegio Sindacale della Società, emette il riscontro finale da trasmettere al segnalante a ultimazione delle verifiche/approfondimenti e comunque non oltre 3 mesi dalla ricezione della segnalazione.

7. TUTELA E RESPONSABILITÀ DEL SEGNALANTE
7.1.1 Al segnalante è riconosciuta la tutela:
a) della riservatezza della propria identità, riferita non solo al nominativo, ma anche a tutti gli elementi della segnalazione (ivi inclusa la voce del segnalante stesso, nel caso di segnalazioni orali effettuate attraverso il portale) nonché la documentazione ad essa allegata, nella misura in cui il loro disvelamento, anche indirettamente, possa consentire l’identificazione del segnalante. Il trattamento di tali elementi va quindi improntato alla massima cautela, a cominciare dall’oscuramento dei dati qualora per ragioni istruttorie altri soggetti ne debbano essere messi a conoscenza;
b) da misure ritorsive o discriminatorie, dirette o indirette, adottate a seguito della segnalazione effettuata in buona fede, quali, a titolo non esaustivo, sanzioni disciplinari, demansionamento, licenziamento, trasferimento, peggioramento delle condizioni di lavoro. L’intento ritorsivo sussiste ogni qual volta possa dirsi che la ragione che ha condotto all’adozione della misura nei confronti del segnalante sia la volontà di “punirlo” per aver segnalato. In tali casi è cura della Società provare che tali provvedimenti sono estranei alla segnalazione.
7.1.2 Sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante (vedi anche § 1.1.3 lett. g) della Policy e art. 21 del Decreto.
7.1.3 Sono altresì previste sanzioni nei confronti del segnalante, comminabili anche da ANAC, nel rispetto delle condizioni di cui al Decreto, nel caso di segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave o che si dovessero rivelare false, infondate, con contenuto diffamatorio o comunque effettuate al solo scopo di danneggiare la Società, il segnalato o altri soggetti interessati dalla segnalazione.

8. TUTELA DEL SEGNALATO
8.1.1 Al segnalato è riconosciuta la tutela della riservatezza della propria identità, al fine di evitare conseguenze pregiudizievoli, anche solo di carattere reputazionale, all’interno del contesto lavorativo in cui il soggetto segnalato è inserito.
8.1.2 L’ identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità, non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi della normativa privacy e/o dal segreto professionale.
La segnalazione non è sufficiente ad avviare alcun procedimento disciplinare verso il segnalato. Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.
Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.
8.1.3. Al segnalante sono comunicate in forma scritta, attraverso il Portale, le ragioni della rivelazione dei dati riservati nell’ambito del procedimento disciplinare verso il segnalante nonché, quando la rivelazione della identità del segnalante e delle informazioni di cui al §8.1.2 sono indispensabili ai fini della difesa della persona coinvolta, nell’iter di gestione della segnalazione di cui al §6.
8.1.4 La tutela del segnalato si applica fatte salve le previsioni di legge che impongono l’obbligo di comunicare il nominativo del soggetto segnalato sospettato di essere responsabile della violazione (ad esempio richieste dell’Autorità giudiziaria).
8.1.5 Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

9. MODALITÀ DI TRASMISSIONE DELLA SEGNALAZIONE
9.1.1 Dopo l’accesso al Portale il segnalante sarà guidato nella compilazione di un questionario formato da domande aperte e/o chiuse che gli permetteranno di fornire gli elementi caratterizzanti la segnalazione (fatti, contesto temporale, dimensioni economiche, etc.).
9.1.2 Al termine della compilazione del questionario il Portale chiederà al segnalante se intende o meno fornire la propria identità, ferma restando la tutela della riservatezza della medesima. In ogni caso il segnalante potrà fornire le proprie generalità in un secondo momento sempre attraverso il Portale.
9.1.3 Nel momento dell’invio della segnalazione il Portale rilascerà al segnalante un codice identificativo univoco e una password. Questi dati di accesso, conosciuti solamente dal segnalante, non potranno essere recuperati in alcun modo in caso di smarrimento. I dati di accesso serviranno al segnalante per accedere, sempre tramite il Portale, alla propria segnalazione al fine di: monitorarne lo stato di avanzamento; inserire ulteriori elementi per circostanziare la segnalazione; fornire le proprie generalità; rispondere ad eventuali domande di approfondimento. Il Portale permette, infatti, di instaurare un colloquio virtuale (chat) tra segnalante e ricevente assicurando, su volontà del segnalante, l’anonimato.
9.1.4 Segnalazioni ricevute da soggetti e/o attraverso canali differenti da quelli disciplinati nella presente Policy devono essere inoltrate dal ricevente all’ OdV, entro 3 giorni lavorativi. L’OdV deve registrare la segnalazione nel Portale riportando i fatti descritti dal ricevente/segnalante e allegando eventuali documenti (e-mail, immagini, ecc.) dagli stessi forniti.
9.1.5 Il ricevente che inoltra all’OdV una segnalazione è considerato un facilitatore ai fini della presente procedura e, come tale, vincolato alla riservatezza della identità del segnalante e delle informazioni nonché soggetto alle previste tutele e responsabilità.

10. REPORT PERIODICO
10.1.1 Con cadenza indicativamente semestrale, a seconda che vi siano state o meno segnalazioni, il L’OdV fornisce un report riepilogativo delle segnalazioni pervenute alle strutture e Funzioni sensibili, nonché, eventualmente, al Collegio Sindacale della Società.
10.1.2 Tale report contiene la sintesi dell’avanzamento delle analisi, inclusi gli esiti delle verifiche concluse e l’eventuale adozione (o meno) di provvedimenti disciplinari.

11. TUTELA DELLA PRIVACY
11.1.1 Il questionario presente sul Portale è strutturato per chiedere solo i dati personali strettamente necessari alla segnalazione; è facoltà del segnalante, previa presa visione della informativa privacy:
• fornire i dati relativi alla propria identità;
• inserire i dati personali che ritiene utili ai fini della gestione della sua segnalazione.
11.1.2 Gli eventuali dati personali contenuti nella segnalazione, incluse quelle relative alla identità del segnalante o di altri individui, verranno trattate nel rispetto delle norme per la protezione dei dati personali e della “Policy GDPR” adottata dalla Società.
11.1.3 Le strutture competenti sono le uniche titolate a individuare eventuali dati personali non utili al trattamento della segnalazione e, conseguentemente, compete a loro chiedere al L’ODV di provvedere alla cancellazione degli stessi dal Portale senza farne richiamo (es. indicando “rimuovere riferimento ad indirizzo di residenza e/o titolo di studio” senza indicarne gli estremi). L’ODV deve:
• archiviare nel Portale la richiesta pervenuta dalla struttura competente;
• provvedere senza indugio alla cancellazione;
• dare informativa al segnalante delle informazioni cancellate perché ritenute dati personali non utili al trattamento della segnalazione.

12. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
12.1.1 Al fine di garantire la gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività, l’OdV cura l’archiviazione di tutta la documentazione di supporto della segnalazione per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque per un periodo di massimo 5 anni dalla comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
12.1.2 Quando la segnalazione è effettuata in forma orale attraverso la registrazione audio, la stessa è documentata nel portale, previo consenso del segnalante, a cura del personale addetto mediante registrazione su dispositivo idoneo alla conservazione ed ascolto oppure mediante trascrizione integrale. In caso di trascrizione, il segnalante può verificare, rettificare o confermare il contenuto della trascrizione, apponendovi la propria sottoscrizione.
12.1.3 Qualora, se richiesto dal segnalante nel Portale, la segnalazione sia effettuata nel corso di un incontro con il personale addetto, la documentazione può esser effettuata, previa autorizzazione del segnalante, attraverso registrazione oppure mediante verbale. In quest’ultimo caso, il segnalante può verificare e, ove necessario, rettificare il contenuto ed infine confermare il verbale.
12.1.4 Quando la segnalazione, e ogni approfondimento ad essa relativo, è effettuata in forma orale attraverso forme che non consentono la registrazione del segnalante, per motivi tecnici o per assenza di consenso, o scambio di informazioni è documentato attraverso resoconto dettagliato predisposto dal personale addetto e messo a disposizione del segnalante attraverso il Portale. Il segnalante può verificare e, ove necessario, rettificare il contenuto ed infine confermare la trascrizione mediante la sottoscrizione del documento ovvero messaggio sul Portale.

13. SEGNALAZIONI ESTERNE
13.1.1 Con riferimento alla Società, il segnalante può effettuare una segnalazione esterna qualora:
a) il canale di segnalazione interna sopra descritto non sia attivo o, ancorché attivo, non è conforme alle previsioni del Decreto;
b) il segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna e la stessa non abbia avuto seguito;
c) il segnalante abbia fondati motivi per ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato seguito ovvero che la stessa possa determinare il rischio di ritorsione;
d) il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
13.1.2 Le segnalazioni esterne possono essere effettuate in forma scritta attraverso la piattaforma informatica oppure in forma orale attraverso le line telefoniche/sistemi di messaggistica vocale predisposti da ANAC ovvero, su richiesta del segnalante, mediante incontro diretto fissato entro un termine ragionevole. Si rinvia al riguardo alla specifica sezione del sito ANAC (https://www.anticorruzione.it/).

14 DIVULGAZIONI PUBBLICHE
14.1.1 Il segnalante può ricorrere alla divulgazione pubblica, tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone, qualora:
a) il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non ha avuto riscontro in merito alle misure adottate per dar seguito alla segnalazione;
b) il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
c) il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
14.1.2 Restano valide ed applicabili tutte le norme sul segreto professionale degli esercenti la professione giornalistica, con riferimento alla fonte della notizia.

15. AGGIORNAMENTO DELLA POLICY
15.1.1 La Policy e il Portale sono disponibili in una sezione dedicate del sito della Società.
15.1.2 La Policy è oggetto di verifica periodica per garantirne il costante allineamento alla normativa di riferimento nonché in funzione dell’operatività e della esperienza maturata.